Checklist para preparar un catering a domicilio en Las Rozas

Briefing y nivel de servicio

□ Define motivo. □ Fecha. □ Horario. □ Invitados. □ Edades. □ Presupuesto. □ Prioridad. □ Entrega o personal. □ Coordinación. □ Momentos. □ Decisor. □ Reservas. □ Dietas generales. □ Exterior. □ Fecha de contratación. Distingue deseos y hechos. El briefing debe decir qué no quiere hacer la familia. Eventos Las Rozas revisa. Una entrega no implica montaje. Un servicio no implica organización completa. Cierra alcance antes de elegir menú. La lista inicial evita expectativas y permite pedir ofertas iguales. Actualiza si cambia grupo.

Añade una frase de resultado esperado y el nombre del responsable de la lista. Cada dato provisional tiene una fecha de cierre. La familia recibe un resumen que distingue decisiones personales de trabajo que puede delegar en Eventos Las Rozas.

Después, traduce cada prioridad en una condición observable: hora de apertura, nivel de atención o estado final de la vivienda. Esa precisión permite presupuestar y comprobar el resultado sin interpretar palabras genéricas como completo, elegante o sencillo.

Acceso, comunidad y privacidad

□ Dirección. □ Puerta. □ Escaleras. □ Ascensor. □ Matrículas. □ Carga. □ Conserjería. □ Horarios. □ Ruido. □ Comunes. □ Residuos. □ Vecinos. □ Llaves. □ Zonas privadas. □ Fotos permitidas. Consulta normas. Nombra contacto. No bloquees. Eventos Las Rozas comparte. Una autorización pendiente sigue abierta. El equipo conoce límites de estancias. Las mascotas tienen plan. La llegada de proveedores no coincide con invitados. La privacidad se protege desde la ficha, no con instrucciones improvisadas.

La ficha de acceso se comparte solo con transportistas y equipos que la necesitan. Los códigos temporales se retiran después. Un contacto alternativo evita que el anfitrión deba abandonar a sus invitados si conserjería solicita confirmación durante la carga.

Comprueba además dónde esperan los vehículos si llegan antes y cómo se devuelve cualquier llave. Si hay alarma, solo recibe instrucciones quien deba operarla. El acceso queda cerrado cuando todos los equipos confirman su franja.

Cocina, potencia y conservación

□ Agua. □ Enchufes. □ Potencia. □ Frigorífico. □ Horno. □ Ventilación. □ Encimeras. □ Office. □ Protección. □ Almacén. □ Hielo. □ Basura. □ Limpieza. □ Equipo externo. □ Visita. El catering confirma uso. No se mueve alimento doméstico sin acuerdo. Se separan productos. Evita llama y humo no autorizados. Eventos Las Rozas documenta. El menú se adapta. La cocina familiar no equivale a producción profesional. Define qué llega elaborado y qué se termina.

El catering acepta por escrito qué recursos domésticos utilizará y qué potencia requiere. La familia no debe vaciar toda la cocina, solo lo acordado. El plan incluye una respuesta si el frigorífico o un enchufe no están disponibles.

Registra medidas de puertas y superficies si entra equipamiento voluminoso. La visita debe producir decisiones: ubicación, protección, potencia y alternativa. Las fotografías técnicas se guardan con acceso limitado y no se reutilizan como contenido comercial.

Invitados y distribución

□ Cifra prevista. □ Confirmaciones. □ Asientos. □ Movilidad. □ Niños. □ Tronas. □ Carros. □ Abrigos. □ Salidas. □ Baños. □ Mesas. □ Apoyos. □ Barra. □ Actividad. □ Producción. Dibuja plano. Cuenta personal. Eventos Las Rozas valida. No uses capacidad vacía. Si no cabe, cambia. Mantén recorridos. La distribución considera llegada y cierre. El grupo recibe indicaciones necesarias. La asistencia final actualiza comida, menaje y mobiliario.

El plano muestra también el recorrido de platos usados y la zona donde se almacenan regalos o abrigos. La capacidad se revisa con mobiliario final. Una mesa retirada a última hora puede afectar apoyo, servicio y asiento.

Confirma también dónde se sirve agua al llegar y qué asiento queda reservado para quien lo necesite. El plano debe funcionar con invitados reales, no solo con mesas dibujadas. Revisa cada cambio de mobiliario.

Menú, bebida y dietas

□ Secuencia. □ Cantidades. □ Producción. □ Reposición. □ Agua. □ Sin alcohol. □ Vino. □ Café. □ Barra. □ Hielo. □ Vasos. □ Alergias. □ Trazas. □ Alternativas. □ Tarta aportada. El catering confirma. La persona afectada conoce límites. Eventos Las Rozas coordina. Los sobrantes siguen seguridad. No dejes comida expuesta. El menú cabe en cocina y horario. Una alternativa se identifica y entrega. La bebida incluye duración y autorización.

La persona que recopila necesidades confirma que el catering ha recibido la última versión. Una sustitución se comunica a quien afecta. El listado no se imprime para proveedores ajenos. Los utensilios del buffet siguen el procedimiento acordado.

Anota quién conserva la información alimentaria y cuándo se elimina. Para cada alternativa, confirma nombre del invitado o sistema de identificación discreto. No improvises sustituciones ante la mesa ni anuncies datos personales al grupo.

Personal, menaje y alquileres

□ Responsable. □ Cocina. □ Camareros. □ Barra. □ Montaje. □ Limpieza. □ Retirada. □ Horas. □ Extras. □ Vajilla. □ Cubiertos. □ Textiles. □ Mesas. □ Sillas. □ Contenedores. Cuenta y asigna. Define roturas. Eventos Las Rozas integra. No dupliques casa y alquiler. Menos equipo cambia formato. El personal conoce zonas. La entrega y recogida tienen receptor. Un inventario reduce faltantes. La familia no asume tareas no acordadas.

Cada alquiler tiene cantidad, hora y receptor. Si falta una pieza, se documenta antes de usar. Las horas de equipo incluyen montaje y desmontaje. Ningún familiar se incorpora como camarero salvo decisión consciente reflejada en el alcance.

Verifica uniforme, descanso y comida del personal cuando corresponda. El responsable explica la jerarquía operativa antes de abrir. Si cambia un turno, el proveedor mantiene el nivel acordado y comunica el nombre de sustitución.

Jardín y plan meteorológico

□ Suelo. □ Sombra. □ Cubierta. □ Viento. □ Iluminación. □ Potencia. □ Frío. □ Ruido. □ Interior. □ Capacidad. □ Plano alternativo. □ Hora. □ Responsable. □ Coste. □ Comunicación. Reserva recursos. Consulta fuente oficial. Eventos Las Rozas distribuye versión. No llames plan B a una sala insuficiente. Si cambia, menú y mobiliario se ajustan. La decisión tiene último momento. Los invitados reciben solo instrucciones relevantes.

La alternativa cubierta se mantiene despejada y el mobiliario necesario no se asigna simultáneamente al jardín. La comunicación del cambio se prepara antes. Si no puede ofrecer experiencia suficiente, se replantea grupo o ubicación con tiempo.

La decisión meteorológica se apoya en una fuente identificada y se toma a la hora pactada. La versión interior incluye ventilación, baños y circulación. No traslades al invitado la incertidumbre operativa con mensajes contradictorios.

Presupuesto y contrato

□ Comida. □ Bebida. □ Personal. □ Transporte. □ Material. □ Protección. □ Montaje. □ Limpieza. □ Retirada. □ Coordinación. □ Impuestos. □ Total. □ Señal. □ Cancelación. □ Cierre. Compara igual. Añade tareas familiares. Pide versión. Eventos Las Rozas separa terceros. La fecha se reserva con condiciones. Los extras tienen autoridad. El presupuesto debe cubrir antes y después. No aceptes «completo» sin lista. Guarda pagos y anexos.

El contrato identifica razón social y versión. Los cambios por mensajería se trasladan a anexo. La familia conoce qué pagos corresponden a terceros y qué servicio factura Eventos Las Rozas. Esto facilita cierre y reclamación si procede.

Comprueba que cada concepto facturable tenga cantidad o criterio de cálculo. Si un extra requiere autorización, anota quién puede darla y por qué canal. Las conversaciones informales no sustituyen el cambio contractual necesario.

Semana final y montaje

□ Cierra invitados. □ Dietas. □ Menú. □ Material. □ Horarios. □ Dirección. □ Matrículas. □ Llaves. □ Pagos. □ Plano. □ Alternativa. □ Contactos. □ Cronograma. □ Protege objetos. □ Prepara zonas. Envía versión. Pide recepción. Eventos Las Rozas controla. No añadas ideas. El día, recibe y revisa salidas, limpieza, frío y alternativas. Briefing. Solo un canal cambia. El anfitrión recibe pendientes relevantes.

La comprobación final incluye agua, basura, baños y protección, además de comida. Cada proveedor confirma recepción. Una tarea decorativa pendiente no retrasa la apertura si los puntos de seguridad y servicio ya están resueltos.

Añade un parte breve de incidencias para el equipo y confirma que todos conocen la versión. Los objetos frágiles ya deben estar retirados. La familia no debería responder preguntas técnicas que estaban resueltas en documentos.

Retirada y entrega

□ Cierra servicio. □ Cuenta alquileres. □ Registra daños. □ Retira residuos. □ Guarda sobrantes seguros. □ Limpia office. □ Devuelve muebles. □ Revisa baño. □ Saca cajas. □ Entrega llaves. □ Anota horas. □ Autoriza extras. □ Cierra facturas. □ Elimina datos. □ Pide aprendizaje. Eventos Las Rozas supervisa si se contrata. La casa queda según acuerdo. No publiques sin permiso. El cierre protege familia y proveedores. Un evento termina cuando se resuelven tareas.

La condición de entrega se recorre con la persona responsable. Cualquier extra se compara con autorización. Los permisos de fotografías permanecen separados. La evaluación registra cantidades y tiempos sin convertir opiniones familiares en métricas públicas.

Define qué significa limpio para cocina, salón, jardín y zonas comunes. Fotografía daños únicamente cuando sea necesario y con privacidad. El receptor firma o confirma el inventario antes de que el transporte abandone la vivienda.

Checklist de setenta y dos horas

□ Confirma asistentes aceptados. □ Cierra dietas. □ Verifica menú. □ Revisa bebida. □ Cuenta personal. □ Comprueba material. □ Confirma acceso. □ Envía matrículas. □ Revisa pagos. □ Distribuye plano. □ Activa o mantiene exterior. □ Comparte contactos. □ Protege superficies. □ Despeja office. □ Retira objetos privados. □ Confirma residuos. □ Pide recepción de la versión. Esta comprobación no rediseña. Si una necesidad crítica falla, se corrige o simplifica. Eventos Las Rozas informa a la familia de decisiones, no de tareas rutinarias. El objetivo es llegar al montaje con la vivienda lista y los proveedores alineados, sin conversaciones pendientes que dependan de memoria.

Si un proveedor no confirma, llama por el canal establecido y registra la respuesta. No confíes en que una versión anterior siga vigente. La reunión termina con una lista corta de bloqueos y responsables.

Checklist de cinco minutos antes de abrir

□ Salidas libres. □ Baños listos. □ Cocina protegida. □ Cajas ocultas. □ Alternativas identificadas. □ Agua servible. □ Bienvenida preparada. □ Personal informado. □ Teléfonos disponibles. □ Mascotas seguras según plan. □ Suelos estables. □ Iluminación encendida. □ Residuos ubicados. □ Invitados no cruzan descarga. □ Responsable conoce pendientes. La revisión es visual y rápida. Los controles técnicos pertenecen a cada proveedor. Si falta decoración, no retrasa; si falta seguridad o comida, se actúa. Eventos Las Rozas centraliza según alcance. La familia comienza a recibir cuando el hogar puede hacerlo con comodidad y el equipo ha dejado de montar zonas visibles.

La apertura se retrasa si una salida está bloqueada o existe un riesgo alimentario. Los detalles visuales pueden resolverse después. El responsable comunica una decisión clara y evita que varias personas den órdenes distintas.

Checklist para evaluar después

□ Anota asistencia efectiva. □ Revisa cantidades. □ Comprueba tiempos. □ Registra cola. □ Evalúa carga familiar. □ Cuenta daños. □ Cierra alquileres. □ Compara extras. □ Resuelve fianza. □ Pide comentarios. □ Documenta mejoras. □ Elimina dietas según política. □ Archiva contratos. □ Solicita permisos de contenido por separado. □ No publiques dirección. El aprendizaje se interpreta con contexto. Eventos Las Rozas utiliza datos propios para mejorar, no inventa satisfacción. Una evaluación breve revela si el nivel de servicio fue adecuado y qué tarea debería delegarse la próxima vez. El proyecto queda cerrado cuando obligaciones y documentos están resueltos.

Separa evaluación interna, reclamaciones y permisos comerciales. Cada una necesita un responsable y un plazo. El cierre protege datos personales y deja por escrito cualquier compromiso pendiente con cliente, catering o empresa de alquiler.