Checklist para preparar un catering para eventos en Las Rozas

Inicio: propósito, asistentes y límites

□ Escribe el motivo y el resultado deseado. □ Define fecha, horario y alternativa. □ Estima asistencia y composición. □ Fija presupuesto total y prioridad. □ Distingue imprescindible de opcional. □ Nombra persona autorizada para cambios. □ Anota contratos existentes. □ Decide si necesitas catering o organización más amplia. □ Consulta disponibilidad. □ Crea una carpeta con versiones y pagos. Para empresa, añade datos fiscales, orden de compra, agenda y confidencialidad. Para familia, identifica momentos emocionales y quién recopila respuestas. No empieces por una carta cerrada. El briefing permite que proveedores propongan algo compatible. Eventos Las Rozas puede revisarlo y señalar datos faltantes. Una casilla no se completa con «más o menos»: registra un rango y la fecha en que se cerrará. Esta disciplina inicial evita que cada participante entienda un evento diferente.

Espacio: capacidad y operación

□ Confirma dirección y responsable. □ Solicita plano, medidas y normas. □ Calcula capacidad con montaje. □ Dibuja recepción, comida, bebida, actividad y apoyo. □ Comprueba salidas y accesibilidad. □ Revisa carga, ascensor y aparcamiento. □ Verifica agua, potencia, frío y extracción. □ Inventaría cocina, mobiliario y menaje. □ Anota horarios y ruido. □ Define limpieza y residuos. □ Consulta proveedores autorizados. □ Protege superficies. □ Organiza visita si quedan riesgos. En jardín, añade suelo, iluminación, sombra y cubierta. En urbanización, incorpora conserjería o comunidad. No des por confirmado lo que otra persona cree recordar. Guarda respuesta del lugar. La ubicación de Las Rozas debe evaluarse por sus condiciones reales. Esta fase termina con una ficha que el catering acepta como base de su propuesta.

• La validación concluye cuando la empresa de catering acepta por escrito la ficha del inmueble y sus límites.

Diseño gastronómico y bebidas

□ Elige cóctel, buffet, mesa o combinación. □ Define bienvenida, principal, postre y cierre. □ Solicita cantidades y reposición. □ Comprueba producción en obrador y acabado. □ Decide agua, bebidas sin alcohol, cerveza, vino, café y barra. □ Incluye hielo, refrigeración y cristalería. □ Revisa duración y modelo de consumo. □ Recopila alergias y preferencias. □ Confirma alternativas y trazas. □ Decide menú infantil según edades. □ Programa degustación si aporta. □ Documenta sustituciones. □ Relaciona servicio con discursos y actividades. El menú no está terminado hasta que cabe en cocina, tiempo y presupuesto. Evita sumar referencias sin revisar desperdicio. Una propuesta clara muestra qué recibe el invitado en cada tramo y quién lo sirve. Guarda la versión aceptada junto al contrato.

• El proveedor debe identificar la versión gastronómica definitiva y la fecha hasta la que admite modificaciones.

Presupuesto y contratación

□ Compara comida, bebida, personal, material y transporte. □ Añade coordinación, montaje, retirada e impuestos. □ Verifica asistentes de cálculo y mínimos. □ Revisa señal y vencimientos. □ Anota cierre del número final. □ Lee cambios, cancelación y aplazamiento. □ Comprueba horas extraordinarias. □ Pregunta por roturas y fianzas. □ Marca opcionales. □ Solicita documentos revisados tras negociar. □ Identifica terceros y forma de pago. □ Confirma disponibilidad antes de anunciar. □ Guarda aceptación y justificantes. No compares precios unitarios con alcances diferentes. Si debes reducir, conserva seguridad y capacidad; simplifica variedad, duración o ambientación. Eventos Las Rozas separa sus honorarios y tareas cuando corresponda. El cliente debería comprender cuánto puede variar el total y qué decisión activa ese cambio.

• Cada modificación económica debe conservar total anterior, nuevo total, motivo, fecha y aceptación del cliente.

Equipo, alquileres y otros proveedores

□ Cuenta responsable, cocina, sala, barra, recepción y limpieza. □ Asigna hora de entrada y salida. □ Comprueba sustituciones y contacto. □ Lista mesas, sillas, textiles, vajilla y barras. □ Define entrega y recogida. □ Registra cantidades y daños. □ Integra audiovisual, música, fotografía, decoración y actividad. □ Evita cargas simultáneas. □ Confirma potencia compartida. □ Indica quién recibe a cada empresa. □ Decide quién dirige el conjunto. □ Identifica tareas del cliente. □ Revisa documentación aplicable. Un proveedor puede coordinar su servicio sin asumir a los demás. Si nadie dirige la jornada, esa ausencia debe resolverse. No reduzcas personal manteniendo el mismo programa. La lista de equipos permite ver dependencias: una mesa llega antes de que el catering monte y la retirada necesita acceso después del cierre.

Invitados y comunicación

□ Envía invitación con plazo. □ Registra confirmaciones y acompañantes. □ Separa adultos y menores cuando afecte. □ Recopila movilidad y alimentación. □ Limita datos personales. □ Entrega la cifra al proveedor a tiempo. □ Actualiza plano y material. □ Consulta altas tardías antes de prometer. □ Envía dirección, llegada y transporte. □ Informa de exterior o ropa si es necesario. □ Prepara señalización útil. □ Evita varias versiones de horario. □ Nombra un contacto para el día. En empresa, coordina acreditación y protección de datos; en familia, evita cargar al homenajeado. Una comunicación breve y verificada reduce llamadas y llegadas erróneas. El catering recibe la información que necesita, no el listado completo de asuntos privados.

• El mensaje final distingue instrucciones confirmadas de sugerencias y ofrece un contacto que responderá ese día.

Cronograma y plan alternativo

□ Incluye primera descarga y última salida. □ Añade montaje, briefing y apertura. □ Sitúa pases, discursos y actividades. □ Reserva márgenes. □ Asigna responsable. □ Define quién autoriza gasto. □ Integra cierre de barra y transporte. □ Diseña alternativa cubierta. □ Comprueba capacidad y recorrido. □ Marca hora de decisión. □ Consulta fuente meteorológica. □ Calcula coste. □ Prepara respuestas a retrasos y fallo crítico. □ Distribuye una única versión. Un plan alternativo necesita reserva y recursos; no basta una habitación pequeña. Revisa el documento con todos. Si una actividad se mueve, informa a cocina antes de afectar un plato. Eventos Las Rozas puede mantener esta fuente de verdad cuando su coordinación está contratada.

• Anota la última hora viable para activar el cambio y qué montaje deja de poder realizarse después.

Semana final y comprobación de 72 horas

□ Cierra asistentes aceptados. □ Confirma alergias y alternativas. □ Revisa dirección, accesos y matrículas. □ Verifica pagos. □ Cuenta material. □ Confirma horas y contactos. □ Envía cronograma final. □ Decide versión exterior. □ Revisa llaves y códigos. □ Protege zonas. □ Prepara residuos. □ Comprueba agua, hielo y frío. □ Elimina ideas nuevas no críticas. □ Solicita recepción de documentos. Si falta un punto esencial, fija responsable y límite. No escondas la incertidumbre en un mensaje informal. La última revisión consolida, no rediseña. Una llamada operativa breve puede resolver contradicciones entre catering y espacio. Guarda el resultado con fecha para que el equipo del día trabaje sobre la misma información.

• La revisión termina con un resumen de pendientes críticos y la persona que confirmará cada uno.

Día del evento y cierre

□ Recibe vehículos. □ Mantén salidas libres. □ Verifica higiene, temperaturas e instalación. □ Revisa presentación y alternativas. □ Reúne al equipo. □ Abre cuando el servicio está listo. □ Controla reposición y colas. □ Comunica retrasos. □ Registra extras autorizados. □ Coordina despedida. □ Cuenta alquileres. □ Retira cajas y residuos. □ Entrega el lugar. □ Guarda incidencias. □ No publiques imágenes sin permiso. Después, compara cantidades y tiempos, resuelve pagos y documenta aprendizaje. Si Eventos Las Rozas dirige, estas tareas se limitan al alcance contratado. El anfitrión conserva decisiones, pero no debe encargarse de limpieza o proveedores salvo que lo haya elegido conscientemente. Cerrar bien protege fianzas y reputación, y proporciona evidencia real para mejorar.

• El cierre documental incluye horas efectivas, incidencias, extras aprobados, material devuelto y condición de entrega del espacio.

Checklist específica para catering en una vivienda

□ Protege suelos, encimeras y zonas privadas. □ Vacía el espacio de frigorífico acordado. □ Confirma potencia doméstica y distribución de enchufes. □ Separa paso de invitados y producción. □ Reserva un baño o apoyo para personal si se ha pactado. □ Controla llaves, portero y matrículas. □ Informa a la comunidad cuando corresponda. □ Ubica cajas y residuos fuera de zonas visibles. □ Limita acceso a estancias necesarias. □ Decide qué comida puede quedar y en qué condiciones. □ Programa limpieza y retirada antes del descanso vecinal. □ Comprueba mobiliario antes de usarlo. Una casa ofrece cercanía, pero no funciona como restaurante por defecto. El catering debe adaptar técnica y equipamiento. Eventos Las Rozas puede documentar esas condiciones y coordinar el montaje, respetando privacidad y normas del inmueble.

• Antes de abrir, fotografía únicamente el estado técnico necesario y evita captar zonas privadas que no participan en el evento.

Checklist específica para catering en empresa

□ Alinea servicio con agenda y pausas. □ Tramita acreditaciones. □ Reserva montacargas o acceso de proveedores. □ Confirma orden de compra y factura. □ Protege zonas de trabajo. □ Decide si marca y cartelería requieren aprobación. □ Recoge necesidades con privacidad. □ Calcula apertura para que todos sean atendidos en el intervalo. □ Coordina audiovisual y ponentes. □ Prepara opción para retraso de reunión. □ Asegura recogida antes de reabrir el área. □ Nombra contacto interno y operativo. □ Separa hospitalidad de consumo del equipo de montaje. Un evento corporativo necesita precisión administrativa además de gastronomía. La checklist debe reflejarla para no descubrir, en recepción, que falta permiso o documento.

• El responsable interno confirma quién puede entrar, qué zonas permanecen restringidas y cuándo debe volver a operar el espacio.

Checklist de evidencias y permisos

□ Guarda la propuesta y anexos aceptados. □ Conserva confirmaciones del espacio. □ Registra procedimiento alimentario del proveedor. □ Identifica fuentes de previsión o normas. □ Solicita permiso antes de fotografiar personas. □ Obtén autorización separada para testimonios o casos. □ No uses imágenes de inspiración como trabajo propio. □ Anota fecha de cifras publicables. □ Oculta direcciones privadas y datos sensibles. □ Identifica autor y revisor del contenido posterior. □ Distingue resultados medidos de opiniones. □ Retira material cuando el permiso caduque o se revoque conforme corresponda. Esta lista permite convertir experiencia en prueba responsable para futuros clientes y sistemas de búsqueda. Si la evidencia no existe, describe el método sin inventar el resultado. La credibilidad comercial depende de esta frontera.

• La autorización especifica qué material puede utilizarse, en qué canales y con qué atribución, sin presumir un permiso indefinido.

Checklist para solicitar coordinación a Eventos Las Rozas

□ Envía fecha y franja. □ Indica dirección o zona y estado de reserva. □ Comparte cantidad prevista y composición del grupo. □ Explica propósito y prioridad. □ Fija un límite económico orientativo. □ Adjunta contratos y presupuestos ya aceptados. □ Marca necesidades alimentarias conocidas sin información médica innecesaria. □ Enumera proveedores aún pendientes. □ Cuenta qué tareas quieres delegar. □ Nombra quién aprobará. □ Señala plazos próximos. □ Describe cualquier problema actual. Con este expediente podemos evaluar disponibilidad y proponer un alcance. No hace falta que todas las casillas estén cerradas; precisamente sirven para detectar trabajo, pero deben distinguirse hechos y deseos. La respuesta indicará qué podemos asumir, qué seguirá siendo responsabilidad del cliente o terceros y qué confirmaciones faltan antes de contratar.